Guenifey automatise la lecture et la saisie de ses dossiers d'héritiers — et gagne 30 minutes par dossier.

Guenifey est un cabinet spécialisé en généalogie successorale. Son métier : identifier et localiser les héritiers légaux lors d'une succession, pour le compte des études notariales.

Avec plus de 200 collaborateurs, le cabinet instruit chaque année des milliers de dossiers successoraux. Chacun commence par la collecte d'un corpus de documents civils et administratifs — actes de naissance, livrets de famille, pièces d'identité, documents de mairie — qui servent à reconstituer les liens familiaux et à qualifier les droits de chaque héritier.

Le processus est rigoureusement documentaire. Sa qualité repose sur la capacité à lire, interpréter et saisir correctement des sources hétérogènes, parfois très anciennes, souvent partiellement manuscrites.

Chaque dossier reçu se présentait sous la même forme : un email contenant plusieurs fichiers PDF, accompagné de quelques informations contextuelles. Un opérateur en prenait connaissance, ouvrait les PDFs un par un, lisait les documents — parfois des pages manuscrites difficiles à déchiffrer — extrayait les données utiles, et les saisissait manuellement dans le logiciel métier.

Le temps consacré à cette seule tâche atteignait trente minutes par dossier. Sur quatre à cinq dossiers hebdomadaires, cela représentait une à deux heures de travail entièrement absorbées par de la saisie.

Le risque d'erreur n'était pas théorique. Des doublons apparaissaient ponctuellement dans la base ; des dates mal transcrites passaient les filtres de saisie. Aucun de ces cas n'était grave en soi, mais chacun représentait du temps de correction — et une fragilité dans un métier où la précision documentaire est non négociable.

OLIXID a d'abord cartographié le flux tel qu'il existait : réception de l'email, lecture des pièces jointes, extraction manuelle, saisie dans le logiciel. L'objectif n'était pas de remplacer l'opérateur, mais d'éliminer la partie mécanique de son travail : ouvrir des fichiers, recopier des champs, vérifier des doublons.

Le principal obstacle technique n'était pas l'extraction documentaire, mais l'interface avec le logiciel métier. Son API était peu documentée et nécessitait une ingénierie d'adaptation significative. La mission a duré deux mois — en grande partie pour fiabiliser cette couche d'intégration au fil des retours de l'équipe Guenifey.

Le pipeline s'active dès qu'un email arrive sur l'adresse dédiée. Les pièces jointes PDF sont transmises à Azure Document Intelligence, qui en extrait le contenu — y compris les parties rédigées à la main. GPT-4o prend ensuite ce contenu brut, structure les données selon le schéma attendu par le logiciel métier, et déclenche un ensemble de vérifications automatiques : cohérence des dates, détection de doublons, champs obligatoires manquants.

Si les vérifications passent, les entrées sont créées directement dans le logiciel. L'opérateur reçoit une notification et peut valider ou corriger le résultat en quelques secondes — sans avoir eu à ouvrir un seul PDF.

Le tout repose sur Azure Functions et un serveur MCP, hébergés dans l'environnement Microsoft de Guenifey.

Le traitement d'un dossier, qui demandait trente minutes à un opérateur, est désormais exécuté par le pipeline en quelques minutes. Sur la base de quatre à cinq dossiers par semaine, cela représente une à deux heures récupérées chaque semaine — du temps restitué à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les erreurs de saisie liées à la transcription manuelle — doublons, dates mal reportées — ont été éliminées à la source. Le check automatique bloque les anomalies avant qu'elles n'atteignent la base.

Le pipeline tourne en autonomie. La mission est close. Guenifey a intégré le système dans son environnement Microsoft et continue à l'utiliser sur le volume hebdomadaire habituel.